E-MEMO
APA ITU E-MEMO?
E-memo merupakan sebuah sistem pengelolaan administrasi persuratan dilingkungan perusahaah. Dengan adanya sistem E-memo perusahaan dapat melaksanakan kegiatan administrasinya dengan lebih mudah, cepat, produktif, akurat, aman dan efisien.
PROBLEMS?
What are the Problems
- PENUMPUKKAN DAN PENGGUNAAN KERTAS YANG BERLEBIH
- MEMBUTUHKAN WAKTU YANG LAMA UNTUK MENDISPOSISIKAN SURAT SECARA MANUAL
- MENGECEK NOMOR SURAT SATU PERSATU DI RUANG ARSIP
- PENOMORAN SURAT SECARA MANUAL
- HILANGNYA BERKAS SURAT
PENUMPUKKAN & PENGGUNAAN KERTAS BERLEBIH
Permasalahan saat ini kegiatan surat menyurat masih dilakukan secara manual yang menyebabkan terkendalanya dalam melakukan arsip surat yang masuk dan keluar. Akibatnya terjadi penumpukkan kertas dan kesulitan dalam melakukan pengarsipan.
DISPOSISI SURAT YANG MEMAKAN WAKTU
Tanpa menggunakan sistem, ketika ada surat yang masuk atau keluar, pimpinan harus berada dikantor untuk melakukan disposisi kepada staff yang bersangkutan. Dengan menggunakan sistem e-memo dapat membantu dalam memudahkan atasan atau staff dalam mendisposisikan surat dimanapun dan kapanpun selama terkoneksi dengan internet. Dengan begitu waktu yang diperlukan sangat cepat untuk saling berbagi surat/dokumen.
PENOMORAN SURAT
Dengan menggunakan e-mail, dalam hal penomoran surat diperlukan secara manual dengan cara mengecek nomor surat sebelumnya. Dengan begitu dapat mamakan waktu yang lama dikarenakan harus mencari satu persatu nomor surat. Dengan menggunakan sistem e-memo penomoran surat akan ter create secara otomatis, tanpa perlu khawatir terdapat penomoran ganda. Bahkan untuk mencari surat yang diperlukan, hanya perlu memasukkan nomor surat atau nama surat yang akan kita cari, maka informasi dan dokumen surat akan muncul.
BERKAS SURAT MUDAH HILANG
Tanpa menggunakan sebuah sistem, tentu saja dokumen akan mudah tercampur dengan dokumen lainnya. Hal tersebut dapat menyulitkan dalam pengelompokkan berkas dokumen, yang dapat mengakibatkan dokumen susah dicari/hilang atau bahkan bisa terbuang. Dengan menggunakan sistem e-memo, tentunya semua surat/dokumen akan tersimpan secara online pada sebuah sistem. Sehingga user bisa mencari, mengakses kapan saja dan dimana saja dokumen/surat yang diperlukan selama terhubung dengan internet.
TELO/TASK
APA ITU TELLO?
Tello adalah sebuah sistem project atau task management yang fungsinya untuk mengelola dan mengerjakan tugas secara lebih efisien. Sistem ini akan memfasilitasi anggota tim untuk melakukan kolaborasi kerja secara efisien. Dengan sistem ini, dapat menyelaraskan tujuan dan memastikan komunikasi yang jelas.
KEMUDAHAN TELLO
- Membagi project menjadi tugas-tugas kecil yang lebih mudah dicapai/terpenuhi.
- Mengatur dan mengingatkan soal deadline setiap tugas keseluruh anggota tim.
- Membantu proses delegasi tugas kepada setiap anggota tim.
- Mengetahui tanggung jawab dan tugas dari setiap anggota tim
FUNGSI TELLO
- Meningkatkan kolaborasi Tim
- Penjadwalan dan Pengelolaan Waktu
- Pengorganisasian dan prioritas tugas / pekerjaan
CUTI ONLINE
Cuti merupakan proses pengajuan ijin libur pada harihari besar sesuai waktu yang ditentukan, dan waktu tersebut tidak boleh melebihi batas cuti, dan harus mendapat persetujuan dari supervisor dan human capital.
Proses pengajuan cuti sering dilakukan secara manual dan memakan waktu yang tidak singkat. Dengan adanya sistem cuti digital diharapkan dapat mempercepat proses pengajuan cuti secara online.
MANFAAT
Melalui sistem cuti online ini, seseorang dapat memperoleh kebebasan untuk mengajukan cuti dimana saja dan kapan saja. Melalui sistem cuti digital ini karyawan dapat melihat atau memonitor status persetujuan cutinya diterima atau ditolak dengan proses yang lebih cepat.
Sistem cuti digital ini aplikasi berbasis web-base yang bersifat online. Setiap proses pengajuan akan ada notifikasi baik itu kepada supervisor, human capital ataupun ke karyawan yang mengajukan cuti
PERMASALAHAN UMUM
- Sulitnya tracking pendataan asset yang banyak seiring kebutuhan perusahaan yang meningkat.
- Kesulitan dalam melakukan proses audit yang akuntabel.
- Sulitnya pengontrolan asset akibat tidak terinvetarisir dengan baik.
Sistem yang dirancang untuk mempermudah pengelolaan asset perusahaan lokasi barang, riwayat perpindahan, kondisi barang dan nilai asset.
MASALAH UMUM
Pembukuan akuntansi masih menggunakan secara manual sehingga data keuntungan dan kerugian belum bisa terupdate secara jelas.
Keamanan Data :
- Akses yang Tidak Terbatas : Data Keuangan dalam format fisik bisa di akses siapa saja tanpa kontrol yang memadai, meningkatkan risiko kebocoran informasi.
- Kurangnya Backup : Data manual sulit untuk di duplikasi atau di-backup secara efektif
Human Error :
- Kesalahan Penulisan dan Perhitungan : Kesalahan dalam memasukan data atau melakukan perhitungan dapat terjadi dengan mudah, mengakibatkan ketidakakuratan dalam laporan keuangan
- Kesalahan Penyalinan : Kesalahan saat menyalin data dari satu dokumen ke dokumen lain atau dari satu buku ke buku lain.
Waktu dan Efisiensi :
- Proses yang Memakan Waktu : memasukan data secara manual dan melakukan rekonsilasi transaksi memerlukan banyak waktu
- Pekerjaan Berulang : Banyak tugas akuntansi manual yang berulang-ulang, yang dapat mengurangi efisiensi kerja.
Visibilitas dan Transparansi:
- Kurangnya Real-time Information : Informasi keuangan tidak dapat diakses secara real-time, yang mengurangi kemampuan untuk mengambil keputusan cepat berdasarkan data terbaru
- Transparansi yang Terbatas : Sulit untuk melacak dan memverifikasi transaksi dengan cepat dalam sistem manual.
MANFAAT JURNAL
- Jurnal akan memberikan kemudahan dalam pembuatan laporan keuangan bisnis secara instan mulai dari neraca bisnis, laba-rugi, perubahan modal, arus kas, dan masih banyak lainnya.
- Jurnal dapat digunakan untuk memonitor bisnis melalui laporan keuangan yang lengkap.
- Dengan menggunakan Jurnal, faktur dapat dibuat, dikirim, dan dikelola dengan lebih profesional.
- Proses penawaran harga hingga penagihan bisnis
- Jurnal memiliki fitur pengingat faktur, sehingga piutang tidak tertagih dapat dihindari.
- Dengan adanya fitur stok barang, daftar produk dan jumlah stok barang bisnis Anda akan lebih akurat.
- Penghematan Biaya
- Biaya Distribusi: Tidak ada biaya cetak dan distribusi fisik, sehingga menghemat biaya.
Apa itu Absensi Digital ?
Absensi Digital adalah sistem pencatatan kehadiran karyawan secara elektronik menggunakan perangkat digital seperti komputer, smartphone, atau tablet. Sistem ini menggantikan metode absensi manual seperti tanda tangan di kertas atau mesin ceklok (fingerprint/manual clocking), dan biasanya terhubung dengan jaringan internet agar data tersimpan secara real-time di server.
Fitur Umum Absensi Digital
- Check-in & Check-out online (berbasis lokasi/GPS atau jaringan)
- Rekaman waktu secara otomatis
- Notifikasi keterlambatan atau ketidakhadiran
- Integrasi dengan sistem cuti dan payroll
- Laporan kehadiran yang mudah diakses dan diunduh
Manfaat Absensi Digital
- Efisiensi waktu dan biaya
- Mengurangi kecurangan (manipulasi data kehadiran)
- Memudahkan HR dan manajemen dalam memantau kehadiran karyawan secara real-time
- Bisa digunakan dari mana saja selama ada koneksi internet
Apa itu Lettering Digital ?
Lettering Digital adalah sistem surat-menyurat elektronik yang dirancang untuk mempermudah proses pengelolaan dokumen resmi dalam sebuah organisasi atau perusahaan. Sistem ini menggantikan proses manual seperti pencatatan, pencetakan, dan pengarsipan fisik surat dengan proses digital yang lebih efisien, cepat, dan terstruktur.
Manfaat Lettering Digital
- Pengarsipan otomatis : Semua surat masuk dan keluar tersimpan secara sistematis dan mudah dicari.
- Penomoran surat otomatis : Mencegah duplikasi nomor dan mempercepat pembuatan surat baru.
- Disposisi digital : Surat dapat didisposisikan secara langsung oleh pimpinan tanpa harus hadir di kantor.
- Akses jarak jauh : Surat dapat dibuat, dibaca, dan ditindaklanjuti dari mana saja selama terhubung ke internet.
- Keamanan data : Dokumen penting tersimpan secara aman dalam sistem yang terproteksi.
Apa itu Enterprise Solutions ?
Enterprise Solutions adalah sekumpulan sistem, aplikasi, atau layanan teknologi yang dirancang untuk memenuhi kebutuhan operasional dan manajerial sebuah organisasi atau perusahaan secara menyeluruh. Solusi ini biasanya mencakup integrasi berbagai fungsi bisnis seperti keuangan, sumber daya manusia, logistik, produksi, dan lainnya ke dalam satu sistem terpusat.
Tujuan Enterprise Solutions
- Meningkatkan efisiensi operasional dengan mengotomatisasi proses bisnis.
- Memudahkan koordinasi antar departemen melalui integrasi data.
- Meningkatkan akurasi data dan pengambilan keputusan berbasis data real-time.
- Menekan biaya operasional jangka panjang dengan sistem yang terstruktur.
Contoh Sistem dalam Enterprise Solutions
- ERP (Enterprise Resource Planning)
- CRM (Customer Relationship Management)
- HRIS (Human Resource Information System)
- SCM (Supply Chain Management)
- BI (Business Intelligence)